Automatisierte Rechnungserkennung
Der Demonstrator zeigt mit Künstlicher Intelligenz einen alternativen Weg zur Digitalisierung von analogen Rechnungen auf, um repetitive und zeitintensive Arbeitsschritte in Unternehmen zu reduzieren.
Ausschnitt der Maske des Demonstrators, die mittels KI befüllt wird ©Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards (Offene Werkstatt Leipzig)
Ausschnitt der Maske des Demonstrators, die mittels KI befüllt wird ©Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards (Offene Werkstatt Leipzig)
Detailbeschreibung
Rechnungen erreichen Unternehmen häufig in einer sehr heterogenen Form. Einige Rechnungen werden automatisiert per Mail übermittelt, andere sind direkt der Lieferung beigefügt, und wieder andere werden noch per Post oder Fax versendet. Dabei werden aktuell nur in seltenen Fällen Austauschstandards wie ZUGFeRD für die Übermittlung von Rechnungsinformationen genutzt. Um die auf den Rechnungen befindlichen Informationen digital nutzbar zu machen (u. a. für die elektronische Weiterverarbeitung in einem Buchhaltungssystem), ist ein großer personeller und zeitlicher Aufwand notwendig.
Der Demonstrator der Offenen Werkstatt Leipzig des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards zeigt anschaulich, wie sich durch Künstliche Intelligenz (KI) analoge Papierrechnungen schnell, problemlos und industriestandardkonform digitalisieren und in vorhandene Buchhaltungssysteme integrieren lassen:
Zur Simulation des Rechnungsbearbeitungsprozesses stehen beispielhaft verschiedene analoge Rechnungen in der Offenen Werkstatt Leipzig zur Verfügung. Der Demonstrator in Form einer Smartphone-App soll dabei unterstützen, diese Rechnungen zu digitalisieren und den durch KI vereinfachten Prozess erlebbar zu machen. Ein Foto der zu digitalisierenden Rechnung wird durch moderne Texterkennungsalgorithmen (OCR) vorbereitet und zur manuellen Kontrolle angezeigt. Die ermittelten Daten werden dann auf einen Backend-Server hochgeladen, wo sie mit Hilfe von Methoden des Maschinellen Lernens (Bilderkennung) analysiert und ausgewertet werden. Die Ergebnisse der Analyse werden dem Nutzenden erneut auf der Smartphone-App zur Prüfung angezeigt. Sind die übernommenen Werte korrekt, werden die Rechnungsinformationen automatisiert an eine Finanzbuchhaltungssoftware zur medienbruchfreien Weiterverarbeitung übermittelt. Zudem wird eine Kopie der Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.
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