Strukturen und Prozesse in Unternehmen und Organisationen wachsen im Zeitverlauf. Zwar werden diese zunehmend digital unterstützt, entsprechen jedoch oft nicht mehr den tatsächlichen dynamischen Anforderungen heutiger komplexer Organisationsstrukturen und Märkte.
Auf Basis des neuen technischen Standes der Office-365 Pakete sollen die virtuellen Strukturen und Prozesse angepaßt und verbessert werden. Im Rahmen zwei vorausgegangener Umsetzungsprojekte wurden hierzu eine Reihe von technischen und prozessualen Erfahrungen gesammelt, die nun als Lösungsansatz interner Vernetzung in einen Demonstrator überführt werden. Ziel hierbei ist es, bestehende Datenstrukturen und Interaktionskanäle zusammenzuführen um beispielhaft zu verdeutlichen, wie der Informationsaustausch innerhalb von Organisationen verbessert werden kann. Mithilfe einer umfänglichen Nutzung vieler - bislang ungenutzter, bzw. unbekannter - Funktionen soll die Anwendung der Office 365-Arbeitsumgebung optimiert werden. Gleichfalls dienen die neuen Strukturen und Prozesse im Rahmen des Demonstratormanagements als Best Practice Beispiel, anderen Unternehmen und Zentren Impulse zur Prozessoptimierung auf Basis bestehender, aber häufig unbekannter technischer Lösungsansätze zu geben.
Hierzu wurden zunächst Bedarfe, Prozesstörungen bzw. Hürden im Arbeitsalltag identifiziert. Diese werden derzeit auf Systemlösungen und deren Umsetzbarkeit hin geprüft. Hieraus sollen Arbeitspakete definiert werden, die iterativ umgesetzt werden sollen, um die Implementierung mit organistaionalem Lernen zu verbinden und in Schleifen voranzutreiben.
Die Vorteile:
- Lösungen basieren auf Programmen, welche von zahlreichen KMU genutzt werden
- keine Umstellung auf neue techische Lösungen erforderlich, die Unsicherheiten und umfangreiche Einarbeitung mit sich bringen
- Demonstrator bietet Einblicke und Impulse für KMU, um bestehende 365-Lösungen ausschöpfend zu nutzen
- neue Funktionen (Updates) werden in Routineprozesse integriert