Obwohl die Digitalisierung am Arbeitsplatz zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind viele Unternehmen weiterhin mit isolierten Lösungen und Medienbrüchen konfrontiert. Dabei ist die Nutzung moderner digitaler Werkzeuge häufig auf einzelnen Anwendungsfälle beschränkt, ohne eine durchgängige Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Insbesondere die effiziente Zusammenarbeit in vernetzten Teams sowie die Automatisierung von Abläufen stellen zentrale Herausforderungen dar.
Der Demonstrator „Bausteine eines digitalen Arbeitsplatzes 4.0“ zeigt praxisnahe Lösungen für eine digital unterstützte Arbeitsumgebung. Er umfasst dabei verschiedene Bausteine zur Unterstützung unterschiedlicher Prozesse:
Auftragssteuerung mit Hilfe von KANBAN-Boards: In vielen Unternehmen ist die Steuerung von Aufgaben und Projekten zeitaufwendig und wenig transparent. Der Einsatz digitaler KANBAN-Boards wie Trello, Mastertask oder Asana ermöglicht eine intuitivere und agilere Aufgabenverwaltung. Mit einer einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche lassen sich Arbeitsabläufe visualisieren und priorisieren sowie Engpässe frühzeitig erkennen. Somit können Teams dabei unterstützt werden, Projekte effizient zu planen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. (Ansprechpartner: Peter Schreiber)
Kollaborative Teamarbeit mit Cloud-Speicherlösungen: Die Zusammenarbeit in verteilten Teams erfordert Lösungen für den sicheren und schnellen Austausch von Informationen. Durch den Einsatz von Cloud-Speicherlösungen wie NextCloud können Dokumente zentral abgelegt, synchronisiert und gemeinsam bearbeitet werden – unabhängig von Standort oder Endgerät. Dies ermöglicht nicht nur eine bessere Organisation, sondern auch eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Teamkollaboration. Zudem lassen sich Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselungsmechanismen integrieren. (Ansprechpartner: Christian Haertel)
Workflow-unterstützte Business-Software-Nutzung: Am Beispiel eines Procure-To-Pay-Prozesses (P2P) mit odoo ERP wird gezeigt, wie moderne cloudbasierte Lösungen Arbeitsabläufe optimieren können. Von der Bestellung über die Rechnungsfreigabe bis zur Zahlungsabwicklung lassen sich alle Prozessschritte digital abbilden und mit vordefinierten Workflows verknüpfen. Dies führt zu einer Reduzierung manueller Tätigkeiten, einer geringeren Fehleranfälligkeit und einer verbesserten Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen. (Ansprechpartner: Christian Haertel / Peter Schreiber)
Nutzenerlebnisse beim automatisierten Erstellen und Verarbeiten von E-Rechnungen: Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht neigt sich die manuelle, fehleranfällige und zeitaufwendige Erfassung von Rechnungsdaten dem Ende. Dieser Baustein zeigt, wie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung automatisch in eine Standard-Business-Software wie ZUGFeRD Community Portal, Finanzwerker, Lexware Office, Buhl WISO Mein Büro oder odoo ERP eingelesen werden können. Durch den Einsatz standardisierter Formate und intelligenter Erkennungsmechanismen lassen sich Rechnungsinformationen strukturiert erfassen, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dies beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und reduziert potenzielle Fehlerquellen. (Ansprechpartner: Peter Schreiber)
Sicherheitserlebnisse beim Versenden und Empfangen von Rechnungen per E-Mail mit einer Signatur: Der elektronische Rechnungsversand per E-Mail birgt Risiken hinsichtlich Authentizität und Integrität der Dokumente. Die Implementierung von S/MIME-Signaturen in Outlook bietet eine Lösung, um Rechnungen sicher zu versenden und zu empfangen. Durch die digitale Signatur wird sichergestellt, dass die Rechnungsdokumente während der Übertragung nicht manipuliert wurden und der Absender eindeutig identifiziert werden kann. Dies trägt zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei und stärkt das Vertrauen in die digitale Kommunikation. (Ansprechpartner: Christian Haertel / Peter Schreiber)
Alle Bausteine sind virtuell erlebbar und werden im Rahmen von Vorträgen und Workshops der Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Fakultät für Informatik, als „Digitalisierung zum Anfassen“ präsentiert. Zusätzlich werden Sie in Digitalisierungssprechstunden oder ähnlichen Formaten vorgestellt, gern auch auf unternehmenspezifische Anfrage an einen unserer Ansprechpartner.