Problemstellung
Rechnungen, Lieferscheine und andere Papiere stapeln sich auf den Schreibtischen in vielen Büros. Wichtige Daten aus diesen Dokumenten werden händisch in ERP Systeme oder andere Software eingetragen. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern stellt zudem eine Quelle für Leichtsinnsfehler dar.
Lösungsumsetzung
OCR ermöglicht die Aufbereitung von Papierdokumenten zu strukturierten digitalen Dateien. Anhand der optischen Texterkennung wird den Mitarbeitenden wertvolle Zeit in der Bearbeitung von Dokumenten erspart. Für die Mitarbeitenden entfällt die analoge Übertragung durch händisches Abtippen von Daten und somit die Wahrscheinlichkeit von Übertragungsfehlern. OCR wird als Grundlage für Dokumentenmanagementsysteme genutzt, um eine Weiterverarbeitung und Digitalisierung von Papierschriftstücken zu ermöglichen. Somit ist es ein erster Schritt zur Automatisierung von Prozessen und führt zu einer vereinfachten Dokumentenverwaltung und strukturierteren Dokumentenablage.
Genutzte Technologien
OCR (Optical Character Recognition) kann aus Raster- und Bilddateien, wie PDF- oder JPG-Dateien, Textdateien erstellen. Dafür werden Scanner, Handykameras oder eine OCR-Software genutzt.
Einsatzgebiete
Die Technologie kann im Rahmen des Dokumentenmanagements, der Datenübertragung von analogen Medien und der elektronischen Archivierung verwendet werden.