Die Prozessmodellierung ist ein effizientes Instrument zur systematischen Visualisierung und strategischen Ausrichtung aller Aktivitäten, aus denen sich ein Prozess zusammensetzt. Doch trotz der immer stärker wachsenden Bedeutung von stabilen Geschäftsprozessen und einer zunehmenden Bedeutung für das Überleben wie auch den Unternehmenserfolg, herrscht über die eigenen Prozesse in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor Unklarheit. Aufgrund des häufig anzutreffenden organischen Wachstums von Strukturen sind Prozesse nur unzureichend dokumentiert und viele Prozesse sind schlichtweg den Mitgliedern und Inhabern eines Betriebes unbekannt. Sicherlich existieren in den Köpfen der Führungskräfte Vorstellungen zu Prozessen, diese divergieren doch meist von der Realität.
Das Visualisieren der Prozesse durch Modellieren verhilft die eigenen Prozesse zu erkennen und zu verstehen, so können Schwachstellen und Optimierungspotentiale aufgedeckt werden. Dabei werden die Prozesse in Gänze mit all ihren Aktivitäten und Variationen schriftlich erfasst und dokumentiert. Anschließend werden sie in einem Modell graphisch aufbereitet und folglich universeller verständlich. Die Qualität der eigenen Prozesse wird messbar; denn nur die messbaren Bestandteile eines Unternehmens können beeinflusst werden.
Mit dem Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse, kann ein Unternehmen sowohl kurzfristige als auch langfristige Erfolge steuern. Selbst komplizierte Abläufe im Unternehmen können über Prozessmodelle nachvollziehbar dargestellt werden. Dies ermöglicht eine fundierte und strukturierte Analyse des eigenen Betriebes. Basierend darauf kann eine stetige Optimierung der Geschäftsprozesse aufgebaut werden und eine kontinuierliche Anpassung an externe und interne Einflussfaktoren wird ermöglicht.